استخدام مسئول دفتر آژانس هواپیمایی
مسئول دفتر آژانس مسافرتی مسئولیت ایجاد هماهنگی میان برنامه‌های روزانه مدیر عامل و پشتیبانی فعالیت‌های سازمانی با مدیران و کارکنان داخلی و خارج شرکت را بر عهده دارد.
ضرورت استخدام مسئول دفتر آژانس هواپیمایی
کلیه شرکت‌های ارائه خدمات گردشگری برای پیشبرد اهداف خود و هماهنگی‌های داخلی و برون‌شرکتی به وجود یک مسئول دفتر حرفه‌ای نیاز دارند. در واقع رئیس دفتر یکی از اعضای تیم مدیریتی آژانس محسوب می‌شود که با هماهنگی‌های لازم بین واحدهای مختلف سازمان و مدیر عامل به پشتیبانی و حمایت از فعالیت‌های شرکت می‌پردازد. وجود این شخص برای رسیدگی جزئی‌تر به امورات داخلی، تنظیم یا لغو جلسات مدیر عامل، بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک محرمانه، بهبود ارتباطات داخلی و برون‌سازمانی و تحقق‌بخشیدن به برنامه‌های مدیر عامل با پیگیری‌های مداوم از مهم‌ترین مزیت‌های وجود مسئول دفتر در یک آژانس مسافرتی است. بسیاری از کارهایی که از حوصله و وقت مدیر عامل خارج است توسط این فرد انجام می‌شود و به همین خاطر مستقیما زیر نظر مدیر عامل فعالیت دارد. مسئول دفتر در دفاتر خدمات مسافرتی شاید از اختیارات و وظایف متفاوتی نسبت به سایر سازمان‌ها یا شرکت‌ها برخوردار باشد که به ویژه این شغل را منحصر به‌فرد می‌کند. به هر حال لزوم وجود این موقعیت شغلی در مراتب استخدامی شرکت‌های مسافرتی یک ضرورت است و همه مدیران باید در استخدام مسئول دفتر آژانس هواپیمایی کوشا باشند.
وظایف مسئول دفتر آژانس مسافرتی
همان‌طور که بیان کردیم رئیس دفتر به عنوان بخشی از مدیریت رده میانی سازمان به شمار می‌آید که در حوزه‌هایی شبیه به مدیر داخلی و در بعضی جنبه‌ها شبیه یک منشی عمل می‌کند. در آژانس‌های مسافرتی گاهی مسئول دفتر و منشی یک نفر است که رسیدگی به امورات داخلی و ... را انجام می‌دهد. شایان ذکر است که در آژانس‌های هواپیمایی که بزرگ‌تر هستند و حجم فروش بالاتری را تجربه می‌کنند جایگاه مشخصی را برای مسئول دفتر در نظر می‌گیرند و یک منشی هم به صورت منحصر به‌فرد فقط به تماس‌های ورودی پاسخ می‌دهد. به همین خاطر باید گفت مسئول دفتر نسبت به اندازه و فعالیت آژانس مسافرتی دارای وضعیت شغلی و شرح وظایف متفاوتی است اما ما در اینجا اصلی‌ترین این وظایف را با شما به اشتراک می‌گذاریم تا در آینده بتوانید از آن‌ها استفاده نمایید:
برنامه‌ریزی و پیگیری جلسات مدیر عامل در داخل و خارج سازمان
پاسخ‌گویی به پیام‌ها، ایمیل‌ها، تماس‌ها و فکس‌های مرتبط با مدیر عامل
تهیه به تکمیل و آماده‌کردن گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده
سفارش و تهیه ملزومات و لوازم اداری مورد نیاز آژانس مسافرتی
انجام پروژه‌های متعدد محول‌شده از سوی مدیر عامل مجموعه
تهیه فاکتورهای مربوط به هزینه‌های روزانه آژانس و نظارت بر آن‌ها
تلاش برای تحقق اهداف سازمانی شرکت و گزارش‌دهی منظم به مدیر عامل
یادآوریکردن زمان جلسات و قرار ملاقات‌های مربوط به مدیر ارشد
دریافت نامه‌های داخل سازمان و خارج شرکت و ارائه آن به مدیر عامل
انجام امور دبیرخانه آژانس مسافرتی نظیر شماره‌گذاری نامه‌های ارسالی و ورودی
نگهداری و محافظت از تمامی اسناد شرکت و رازداری در حفظ اطلاعات محرمانه آژانس مسافرتی
استخدام مسئول دفتر آژانس هواپیمایی با توجه به شرح این وظایف در بسیاری از دفاتر خدمات مسافرتی انجام می‌شود و لذا کاندید این موقعیت شغلی حتما باید از شرح وظایف خود اطلاعات کافی داشته باشد.
مهارت‌های رئیس دفتر آژانس مسافرتی
هر مسئول دفتر حتما باید دارای مجموعه‌ای از مهارت‌های عمومی و تخصصی باشد تا بتواند به عنوان یک کاندید در این موقعیت شغلی به رقابت بپردازد. در حقیقت این افراد با توانایی‌های خود به مدیر عامل ثابت می‌کنند که در بر عهده‌گرفتن وظایف دارای شایستگی‌های کافی هستند. در ادامه به هر دو دسته از مهارت‌های عمومی و تخصصی رئیس دفتر آژانس هواپیمایی می‌پردازیم:
مهارت‌های عمومی مسئول دفتر
جنبه عمومی‌بودن این مهارت‌ها نمایانگر این است که در تمامی مشاغل و برای همه شاغلان در این موقعیت شغلی وجود مهارت‌های عمومی صدق می‌کنند:
داشتن روابط عمومی بالا
برخورداری از اعتماد به نفس
توانمند در مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی
مدیریت شرایط بحرانی و استرس‌زا در آژانس مسافرتی
داشتن روحیه پیگیری کارها و امورات تا حصول نتیجه مورد نظر
داشتن خلاقیت و ابتکار عمل در مواقعی که چند کار به صورت هم‌زمان محول می‌شود
برخورداری از توانایی مدیرت زمان و سازماندهی امور بر حسب اولویت‌بندی
مهارت‌های تخصصی مسئول دفتر
مهارت‌های تخصصی از دانش و توانمندی‌های اکتسابی و شغلی حکایت دارد که در هر شرکت یا سازمانی ممکن است متفاوت باشند که البته در استخدام مسئول دفتر آژانس هواپیمایی به آن‌ها توجه ویژه‌ای می‌شود:
مهارت در گزارش‌دهی به مدیر عامل
تسلط کافی به زبان انگلیسی در آژانس هواپیمایی
تسلط حرفه‌ای و کافی به اینترنت و برنامه آفیس
برخورداری از مهارت‌های نوشتاری و نگارشی برای مکاتبات اداری
آشنایی کافی با تایپ به زبان فارسی و انگلیسی و داشتن سرعت مناسب در تایپ
لطفا دقت داشته باشید که توانمندی‌های تخصصی از یک آژانس به آژانس دیگر تفاوت دارد ولی اصولا مجموعه یا آمیخته‌ای از موارد بالا را در برمی‌گیرد.
ویژگی‌های شخصیتی مسئول دفتر آژانس مسافرتی
برای این موقعیت شغلی وجود بخشی از ویژگی‌های شخصیتی ضروری است که هر مسئول دفتر را می‌تواند حرفه‌ای‌تر جلوه دهد. در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد:
خوش‌برخورد و داشتن روابط عمومی بالا
منضبط و وقت‌شناس در ساعات کاری
رازدار و مورد اعتماد در مسائل مهم سازمان
صبور و بخورداری از قدرت حمل بالا در امور
داشتن حافظه خوب برای یادآوری و به یادسپاری مسائل
داشتن تعهد و مسئولیت‌پذیری برای انجام وظایف محول‌شده به او
داشتن رفتار محترمانه در برخورد با کارکنان و تمامی مراجعه‌کنندگان
تمامی کارجویان و کسانی که علاقه‌مند به این پوزیشن شغلی در دفاتر خدمات مسافرتی هستند باید از داشتن این ویژگی‌ها در شخصیت خود اطمینان حاصل کنند چرا که در محیط‌های آژانسی و پراسترس این ویژگی‌ها در استخدام مسئول دفتر آژانس هواپیمایی به دقت بررسی می‌شوند.