استخدام کارمند ویزا
ویزاکار یا کارمند ویزا در آژانس مسافرتی با تسلط بر قوانین ویزا، مسئولیت درخواست و اخذ ویزا از مسیرها و مقصدهای مختلف را برای مسافران است.
ضرورت استخدام کارمند ویزا
استخدام کارشناس ویزا بسته به نوع فعالیت‌ها و بازار آژانس‌های مسافرتی صورت می‌گیرد. برای مثال شرکت‌های خدمات مسافرتی که مهم‌ترین بازارشان کشور ترکیه و کشورهای بدون نیاز به اخذ ویزا هستند، مشخصا به کانتر ویزا احتیاجی ندارند. اما اگر جزو شرکت‌هایی باشند که بازارشان با کشورهایی است که ویزا لازم دارند لذا وجود کارکنان و کارشناسان بخش ویزا ضروری است. برای نمونه دفاتر خدمات مسافرتی که مجری مستقیم تورهای اروپا و سایر کشورهایی هستند که مسافران برای سفر به آنجا باید ویزا دریافت کنند حتما یک تیم برای انجام خدمات اخذ ویزا در نظر می‌گیرند. اما تعدادی از آژانس‌ها هم هستند که به صورت واسطه عمل می‌کنند؛ آن‌ها مستقیما ویزا را اخذ می‌کنند و به آژانس‌های همکار ارائه می‌دهند. به هر حال تخصص ویزا و نیاز به کارشناسان ویزا یکی از موارد مود نیاز در بسیاری از آژانس‌های هواپیمایی است. این کارشناسان به ویژه در آژانس‌های مهاجرتی از تنوع کاری و حجم فعالیت بیش‌تری برخوردارند چرا که انواع ویزاها برای مقاصد متنوع در آن‌ها اخذ می‌شود. البته بحث ما در این مطلب تاکید روی خدمات ویزا و کارمندان ویزا در آژانس‌های مسافرتی است تا بتوانیم این موقعیت شغلی را برای علاقه‌مندان تشریح کنیم. استخدام کارمند ویزا در آژانس هواپیمایی متناسب با جنس خدمات و بازار هدف‌اش صورت می‌گیرد که منطقی به نظر می‌رسد.
وظایف کارمند بخش ویزا
ویزاکاران و متخصصان اخذ ویزا مانند تمامی مشاغل آژانسی دیگر دارای شرح شغلی و شرح وظایفی هستند که در دفاتر خدمات مسافرتی به آن‌ها نیاز دارند. در واقع خدمات اخذ ویزا بخشی از محصول این شرکت‌ها محسوب می‌شود که هر قدر کارمند اخذ ویزا به وظایف و مسئولیت‌های خود تسلط بیش‌تری داشته باشد می‌تواند در خلق خدمت باکیفیت برای مشتریان سهیم باشد. در اینجا به بخشی از مهم‌ترین وظایف متخصصان اخذ ویزا اشاره می‌کنیم:
انجام امور اداری اخذ ویزا
تهیه و نگارش گزارش روزانه
دریافت درخواست ویزا از مشتریان
ثبت‌نمودن و نگهداری قراردادها
بروزرسانی پورتال مربوط به مشتریان
پاسخ‌گویی مداوم و منظم به ایمیل‌ها
ارتباط‌گرفتن با کارگزاران و سفارت‌های برای انجام اقدامات لازم
پاسخ‌گویی به درخواست‌های مشتریان در جهت کسب اطلاعات بیش‌تر
پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و دادن مشاوره‌های تلفنی و حضوری به مشتریان
پیگیری تمامی اموری که از سوی مدیر بخش یا مدیر مجموعه برای‌شان مشخص شده است.
متناسب با وظایف گفته‌شده، کارشناس اخذ ویزا باید بتواند باعث جلب رضایت مشتریان و آژانس شود تا بتواند بر کیفیت خدمات‌رسانی خود بیفزاید. لذا استخدام کارمند ویزا به ویژه برای آژانس‌های ویزاکار یک ضرورت است تا سهم بازار و فروش خدمات خود را افزایش دهند.
مهارت‌های کارشناس اخذ ویزا
مهارت‌های بخشی جدایی‌ناپذیر از هویت حرفه‌ای و شغلی ما را تشکیل می‌دهند به همین خاطر هم برای مدیران آژانس‌ها مهم است که کارکنان بخش ویزا دارای چه مهارت‌هایی هستند و هم برای کارمندان نیاز است تا نسبت به مهارت‌ها و توانایی‌های خود آگاهی کاملی داشته باشند. در حقیقت این مهارت‌ها هستند که در امنیت شغلی کارمندان تاثیر مستقیم دارند. کارمندی که در کار ویزا ماهر باشد از کشش تقاضایی بالایی برای اشتغال برخوردار خواهد بود. لذا اینجا به بخشی از این مهارت‌های می‌پردازیم که هویت حرفه‌ای یک ویزاکار را تشکیل می‌دهند:
دارای وجدان کاری بالا
داشتن روحیه کار تیمی و شخصیت دوستانه
داشتن سابقه کافی در بخش اخذ خدمات ویزا
دارای حس مسئولیت‌پذیری و حسن انجام کار
صبور، بانگیزه و باپشتکار در پیگیری قراردادها
برخورداری از مهارت‌های سازماندهی و مدیریت زمان
برخورداری از روابط عمومی بالا و فن بیان روان و قوی
تسلط کافی به زبان انگلیسی یا سار زبان‌های زنده دنیا
آشنایی کامل و جامع با اینترنت و برنامه‌های ضروری و آفیس
توانمند در برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی میان وظایف در محیط کار
داشتن مهارت‌های عالی ارتباطی در برخورد با مشتریان و کارکنان بخش‌های دیگر
داشتن دانش خوب و کافی در مورد مسیرهای ویزا و قوانین و مقررات مربوط به اخذ ویزا
داشتن این توانمندی‌ها در استخدام کارمند ویزا از سوی آژانس‌های مسافرتی ضروری هستند و مطمئنا تمامی این صلاحیت‌ها در رزومه‌های دریافتی مورد بررسی قرار می‌گیرند.
حقوق و مزایای کارمند ویزا
کارمندان بخش اخذ ویزا در آژانس‌های مسافرتی می‌توانند به طرق مختلف بر حقوق و مزایای خود بیفزایند چرا که دریافتی کارکنان این بخش ترکیبی از حقوق ثابت و کمیسیون فروش است که هر قدر فروش بالاتر باشد بر درآمد این کارکنان نیز افزوده خواهد شد. البته برخی از متخصصان اخذ ویزا علاوه بر اینکه به صورت مستقیم مراحل اخذ ویزا را انجام می‌دهند به کارهای واسطه‌گری و فروش B2B هم می‌پردازند. این نوع فعالیت‌های روی دریافتی‌های آن‌ها تاثیر مثبت خواهد داشت و به درآمدهای بالاتری دست خواهند یافت. این به خود کارمند ویزا بستگی دارد که به چه سطحی از درآمد قناعت می‌کند وگرنه راه‌های مختلف و متنوعی برای افزایش درآمد در این بخش وجود دارند. البته هستند ویزاکارانی که به صورت پاره‌وقت به سایر آژانس‌های خدمات مشاوره‌ای ویزا هم ارائه می‌دهند. به هر حال آمیخته‌ای از این فعالیت‌ها حجم دریافتی و درآمد متخصصان اخذ ویزا را در آژانس هواپیمایی و گردشگری تشکیل می‌دهد.
آینده کاری کارکنان بخش ویزا
صنعت گردشگری به سرعت در حال رشد و مشاغل مربوط به این حوزه نیز در حال گسترش و توسعه هستند. لذا ویزاکاران در استخدام کارمند ویزا در آژانس‌های مسافرتی همیشه سهیم خواهند بود به ویژه در شرکت‌هایی که روز بع روز به توسعه بازار خود مشغول هستند. تنها چالش مهم این شغل و تمامی مشاغل گردشگری این است که ماهیت فصلی دارند و ممکن در فصول پیک سفر از درآمد بهتری برخوردار باشند ولی در فصول کم‌گردشگر درآمد کم‌تر. ولی بسیاری از کشورها در صدد افزایش جذابیت مقاصد گردشگری در فصول مختلف سال هستند و به طور حتم شاهد همیشگی بودن مشاغل گردشگری خواهیم بود.
در این مطلب تلاش کردیم تا حدودی شما را با شغل کارمند ویزا آشنا کنیم و به توضیحاتی در مورد شرح وظایف و مهارت‌های لازم در این موقعیت شغلی بپردازیم. اامید است که مورد توجه کاربران عزیز واقع شده باشد.