استخدام منشی آژانس مسافرتی
فرصت‌های شغلی آژانس مسافرتی دارای تنوع و گستردگی زیادی بوده لذا افرادی که مهارت منشی‌گری هم دارند می‌توانند شانس خود را در استخدام گردشگری بیازمایند.
ضرورت استخدام منشی آژانس مسافرتی
موقعیت شغلی منشی با عنوان‌های مختلفی نظیر مسئول دفتر، دستیار مدیر عامل، کارمند اداری و ... در ادبیات روزمره کاری کسب و کارها و به ویژه حوزه گردشگری شناخته می‌شود. همه سازمان‌های کوچک و بزرگ متناسب با دامنه فعالیت‌های خود به یک یا چند فرد به عنوان منشی نیاز دارند. در سازمان‌ها، شرکت‌ها، استارتاپ‌ها، آژانس‌های مسافرتی و سایر مکان‌های خدمات گردشگری نیاز به منشی بیش‌تر احساس می‌شود به ویژه در آژانس‌های مسافرتی. حجم بسیار زیادی از فروش خدمات دفاتر خدمات گردشگری از طریق تماس‌های تلفنی انجام می‌شود. برای مثال با تبلیغ یک تور داخلی یا خارجی از سوی آژانس مسافرتی، بسیاری از مشتریان برای آگاهی از خدمات تور و یا خرید آن تماس می‌گیرند که بیش‌ترین حجم فعالیت یک منشی در آژانس مسافرتی پاسخ به این تماس‌ها است. منشی آژانس مسافرتی با پاسخ به تماس‌ها، مشتریان را متناسب با درخواست‌شان، به بخش‌های دیگر آژانس مسافرتی متصل می‌کند. علاوه بر این مسئولیت‌های دیگری نظیر کارهای دفتری، پاسخ‌گویی به مراجعان حضوری، پاسخ‌گویی به موارد ارسالی دفتر و کارهای اداری مدیر عامل آژانس نیز در حوزه فعالیت منشی جای می‌گیرد. منشی اولین نماینده آژانس، در برابر حجم زیاد تماس‌های ورودی است و نحوه برخورد او با مشتریان بسیار مهم است. با توجه به این ضرورت، آگهی‌های استخدام منشی آژانس مسافرتی، سهم زیادی از استخدام مشاغل گردشگری را به خود اختصاص می‌دهد.
وظایف منشی آژانس مسافرتی
همان‌طور به جلوتر اشاره کردیم تا حدودی از شرح موقعیت شغلی یک منشی در آژانس مسافرتی مطلع شدید ولی آن‌ها به صورت کلی ارائه شدند. در اینجا ما تلاش می‌کنیم که وظایف منشی را به صورت جزئی‌تر و کامل‌تر مورد بررسی قرار دهیم. استخدام منشی در واقع به معنای استخدام کارمند اداری آژانس مسافرتی هم محسوب می‌شود چرا که بخش زیادی از کارهای منشی، دفتری هستند. در ادامه به بخشی از مهم‌ترین وظایف منشی می‌پردازیم:
تنظیم و تایپ نامه‌های اداری مربوط به واحدهای مختلف و مدیریت آژانس مسافرتی
پاسخ‌گویی به ارسالی‌های حضوری به آژانس مسافرتی و ارجاع آن‌ها به بخش‌های مربوطه
تنظیم جلسات مدیران، مدیر عامل و سایر بخش‌ها با تعیین وقت قبلی و هماهنگی‌های لازم
پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها، پیام‌ها و تماس‌های تلفنی مدیریت آژانس مسافرتی و سایر کارکنان
پاسخ به فکس‌ها و تماس‌های تلفنی ورودی و ارجاع آن‌ها به بخش‌های درخواست‌شده در تماس
رسیدگی به ایمیل‌های دریافتی آژانس مسافرتی و سازماندهی آن‌ها برای بخش‌های مختلف آژانس
البته در بعضی از آژانس‌ها شاید وظایف یک منشی بیش‌تر یا کم‌تر از موارد گفته‌شده باشد اما به هر حال مهم‌ترین آن‌ها ارائه شد تا کارجویان از شرح آن‌ها به هنگام ارسال رزومه برای استخدام منشی آژانس مسافرتی مطلع باشند.
مهارت‌های منشی آژانس مسافرتی
مهارت‌ها نقش مهمی در اجرایی کردن وظایف دارند و هر چقدر یک کارمند آژانس مسافرتی دارای مهارت‌های بیش‌تری باشد از عهده وظایف بیش‌تر و به صورت کیفی‌تر بر خواهد آمد. همچنین داشتن مهارت‌های بیش‌تر به یافتن کار بهتر برای افراد جویای کار کمک شایانی خواهد کرد. در ادامه لیستی از مهارت‌های لازم که یک منشی آژانس مسافرتی باید از آن‌ها برخوردار باشد را در زیر ارائه داده‌ایم:
مهارت در برنامه آفیس (ورد و اکسل) برای کار با کامپیوتر و تایپ نامه‌ها
آشنایی نسبی با ویرایش ادبی و نگارشی برای تصحیح موارد اشتباه در نامه‌ها
برخورداری از توانایی‌های لازم برای کار در شرایط پرفشار کاری با استرس بالا
توانایی بالا در مهارت‌های گفتاری برای پاسخ‌گویی به تماس‌ها و مراجعان حضوری
دارای روابط اجتماعی بالا برای برقرار ارتباط با کارکنان داخل و خارج از آژانس مسافرتی
رازداری و صداقت در کارها برای افزایش اعتماد مدیر عامل و دیگر اعضای آژانس مسافرتی
داشتن روحیه کار تیمی و تعامل با سایر بخش‌ها برای انجام کارهای داخلی آژانس مسافرتی
برخورداری از مهارت‌های نوشتاری عالی برای نگارش و تنظیم نامه‌ها و ارسالی‌های کتبی شرکت
استخدام منشی آژانس مسافرتی گاهی برای مدیران آژانس‌ها به چالش تبدیل می‌شود به ویژه در آژانس‌های بزرگ با حجم کاری بالا. چرا که ممکن است حقوقی که برای این پوزیشن شغلی در نظر گرفته می‌شود به اندازه حجم کارها نبوده و نوعی نارضایتی را در منشی‌های آژانس مسافرتی ایجاد کند. هر چند منشی‌گری شاید کار ساده‌ای به نظر برسد اما در آژانس مسافرتی دارای پیچیدگی‌های بیش‌تری است.
چگونه منشی آژانس مسافرتی شویم؟
داشتن سطح متوسطی از دانش فنی و کامپیوتری به همراه مهارت‌های ارتباطی از مهم‌ترین پیش‌نیازهای استخدام کارمند اداری آژانس مسافرتی محسوب می‌شود. البته این مورد تنها به موقعیت شغلی منشی محدود نمی‌شود بلکه بسیاری از کارمندان آژانس مسافرتی از تحصیلات عالی برخوردار نیستند و با داشتن دیپلم و یا مدرک کاردانی به کار در این شرکت‌ها مشغول‌اند. به همین خاطر منشی‌گری آژانس مسافرتی، به تخصص بالا نیاز ندارد و همین‌که بتوانید به تماس‌ها پاسخ داده و کارهای اداری را انجام دهید کفایت می‌کند. برای اینکه بتوانید در این موقعیت شغلی به موفقیت برسید و در صورت نیاز در شغل خود ارتقا یابید، تلاش کنید که مدارک مربوط به آی سی آل کامپیوتر یا فتوشاپ و دیگر برنامه‌ها را داشته باشید. اگر بتوانید به خوبی از عهده وطایف منشی‌گری برآیید می‌توانید با افزایش دانش خود در مورد فروش خدمات مسافرتی به کانتر فروش تور هم تبدیل شوید. به هر حال اول باید از استخدام منشی آژانس مسافرتی شروع کرده و اولین گام را بردارید.