استخدام مدیر تشریفات
مدیر تشریفات شخصی است که مسئولیت برگزاری و مدیریت‌کردن تمامی مراحل و جزئیات رویدادها و تشریفات مربوط به آن‌ها را بر عهده دارد.
موارد استخدام مدیر تشریفات
مکان‌ها، سازمان‌ها و جاهای مختلفی می‌توانند برای بخش تشریفات و پذیرایی خود، مدیر استخدام کنند. در حقیقت این شغل نه تنها در کسب و کارهای گردشگری بلکه در سایر حوزه‌ها و سازمان‌ها نیز وجود دارد و یکی از شغل‌های محبوب مدیریتی هم محسوب می‌شود. مدیر بخش تشریفات باید از توانایی‌ها و مهارت‌های لازم برای احراز این شغل برخوردار باشد تا بتواند به خوبی از عهده آن برآید. این موقعیت شغلی گاهی تحت تاثیر شرایط استرس‌زا ممکن سخت باشد ولی با کمی مهارت در کنترل شرایط می‌توان در آن موفق عمل کرد. در ادامه به کسب و کارهایی می‌پردازیم که استخدام کارشناس تشریفات در آن‌ها انجام می‌شود:
رستوران‌ها و هتل‌ها
شرکت‌های برگزارکننده رویدادها
مجموعه‌های تجاری و شرکت‌های بزرگ
سازمان‌های دولتی و غیرانتفاعی
مراکز کنفرانس و همایش
در همه بخش‌های گفته‌شده، استخدام کارشناس یا مدیر تشریفات لازم است تا بتوانند بخش تشریفات آن‌ها را به درستی هداست کنند. در ادامه به توضیح بیش‌تر آن‌ها خواهیم پرداخت.
رستوران‌ها و هتل‌ها
بخش رستوران‌گردانی و هتلداری یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین مکان‌ها برای بخش تشریفات است که به نیروهای کارآزموده و باتجربه نیاز دارند. استخدام مدیر تشریفات هتل یا کارشناس تشریفات در هتل‌ها ضروری است تا به آداب تشریفات و نحوه اجرای آن‌ها برای مهمانان اقدام کنند. تمام جنبه‌های مربوط به تشریفات رستوران‌ها و هتل‌ها اعم از انتخاب مکان مناسب، تهیه غذاها و نوشیدنی‌های باکیفیت، نوع دکوراسیون، صدا و نور در محل برگزاری رویداد، رسیدگی به سخنرانی‌ها و هنرمندان، تجهیزات صوتی و تصویری و سایر جزئیات تنها با استخدام مدیر تشریفات امکان‌پذیر است و در غیر این صورت، مدیریت این امور بسیار دشوار خواهد بود. بخش تشریفات در هتل‌ها و رستوران‌ها یک بخش حیاتی و مهم است که وجود کارکنان آموزش‌دیده را ضروری می‌کند. چرا که مهمانان اگر از این بخش راضی باشند به افزایش فروش و سودآوری رستوران‌ها و هتل‌ها خواهد انجامید.
شرکت‌های برگزارکننده رویدادها
تعدادی از شرکت‌ها هستند که برای برگزاری رویدادها، برنامه‌ریزی و تبلیغات می‌کنند که در بیش‌تر کشورهای جهان نیز وجود دارند. این شرکت‌ها برای بخش تشریفات اهمیت زیادی قائل هستند و لزوم وجود کارشناس تشریفات برای آن‌ها امری بدیهی به نظر می‌رسد. مراسماتی همچون کنفرانس‌ها، مراسمات عروسی، نمایشگاه‌های هنری، گردشگری، فرهنگی و تجاری و سایر رویدادهای مهم به وسیله شرکت‌های برگزارکننده رویدادها صورت می‌گیرد. صفر تا صد مدیریت و برنامه‌ریزی برای اجرای این رویدادها به وسیله مدیر تشریفات انجام می‌شود.
مجموعه‌های تجاری و شرکت‌های بزرگ
مجموعه‌های تجاری و شرکت‌های بزرگ دارای تشریفات گسترده‌تر و بیش‌تری هستند به همین خاطر به یک کادر تشریفاتی باتجربه نیازمند هستند. بخشی از فعالیت این بخش به تشریفات افتتاحیخه مربوط می‌شود که ممکن است افتتاح یک شعبه جدید یا رونمایی از یک محصول جدید باشد که در هر دو صورت به پذیرایی و تشریفات لازم برای این مراسم نیاز هست. استخدام مدیر تشریفات مجالس به ویژه در تشریفات کنفرانسی این سازمان‌ها بسیار مهم است. در این مورد برگزاری سخنرانی‌ها، جلسات، نمایشگاه‌ها و پذیرایی بر عهده کادر و کارشناس تشریفات بوده تا به خوبی هماهنگ شوند. تشریفات مراسم عروسی، تشریفات مربوط به روز تولد، تشریفات جشن‌ها مناسبتی و تشریفات مراسمات عروسی که توسط مجموعه‌های تجاری یا هلدینگ‌های رویدادها برگزار می‌شوند و به آداب تشریفات و پذیرایی به صورت حرفه‌ای نیازمند هستند. مدیر تشریفات در شرکت‌های بزرگ باید با مدیریت کلیه مراحل برنامه‌ریزی و اجرای رویداد به کادر تشریفات آموزش‌های لازم را بدهد تا با کم‌ترین اشتباه به انجام کارها بپردازند.
سازمان‌های دولتی و غیرانتفاعی
بسیاری از سازمان‌های دولتی و غیرانتفاعی دارای تشریفات خاص خود در برگزاری رویدادها هستند که لزوم وجود کادر تشریفات برای آن‌ها غیرقابل انکار است. از جمله مهم‌ترین تشریفات این سازمان‌ها عبارتند از:
تشریفات رسمی
تشریفات جمع‌آوری منابع
تشریفات آموزشی
تشریفات همکاری
تشریفات اجتماعی
تشریفات تقدیر و تشکر
برگزاری مراسمات رسمی مانند اهدای جوایز و مدال‌ها، جشنواره‌ها و مراسم تقدیر و تشکر در قسمت تشریفات رسمی این سازمان‌های جای دارد. برگزاری کنفرانس‌های همکاری و نشست‌ها، جلسات همکاری و عقد قرارداد در بخش تشریفات همکاری قرار می‌گیرد که هر کدام تشریفات خاص خود را نیاز دارند. جمع‌آوری کمک‌های انسانی و منابع مالی و سایر منابه مورد نیاز نیز در بخش تشریفات مربوط به جمع‌آوری منابع صورت می‌گیرد. استخدام مدیر تشریفات بسیار ضروری است تا بتواند به صورت حرفه‌ای به این تشریفات وسیع و گسترده بپردازد.
مراکز کنفرانس و همایش
استخدام مدیر تشریفات سمیناری یکی از مهم‌ترین موقعیت‌های شغلی در مراکز کنفرانسی و همایشی محصوب می‌شود چرا که محصول آن‌ها برگزاری رویداد است و رویداد هم یک نوع خدمت است و خدمات هم در بخش تشریفات هدایت می‌شوند. همه مطالبی که گفته شد برای این قسمت هم صدق می‌کند و دیگر لازم به تکرار مکررات نیست. ولی باید توجه کرد که تشریفاتی به شرح زیر در این مراکز وجود دارند:
تشریفات فنی و تجهیزات مربوط به همایش و یا کنفرانس
تشریفات ثبت نام و مدیریت شرکت‌کنندگان رویدادها
تشریفات رزرو و مدیریت فضای رویداد
تشریفات مربوط به خدمات غذایی و پذیرایی
تشریفات ارتباطات و روابط عمومی
هر کدام از تشریفات گفته شده در هر سازمان همایشی و کنفرانسی می‌توانند کوچک یا بزرگ باشند. چه بسا در سازمان‌های بزرگ نیاز به یک کادر تشریفات حرفه‌ای احساس می‌شود که توسط یک مدیر تشریفات هدایت می‌گردد اما در سازمان‌های کوچک به استخدام مدیر تشریفات اکتفا می‌شود.
وظایف مدیر تشریفات
مدیر تشریفات نیز همانند همه مدیران رده میانی سازمان‌ها دارای وظایف مشخص و گسترده‌ای هستند که در اینجا به صورت خلاصه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:
برنامه‌ریزی و مدیریت کلیه جزئیات و جنبه‌های مربوط به رویدادها
هماهنگی با تیم‌های مختلف در برگزاری رویداد
برگزاری جلسات و ملاقات‌ها برای هماهنگی بیش‌تر کارها با اعضای تیم‌ها و سایر مشارکت‌کنندگان در برگزاری رویداد
اجرای مراسمات مربوط به تقدیر و تشکر
بررسی و رصد نتایج رویدادها و ارائه گزارش به مدیران برگزارکننده
مدیریت بودجه‌ها و برآورد هزینه‌ها
حل مسائل و مشکلات احتمالی حین برگزاری رویداد
ارتقاء کیفیت ارائه خدمات
ایجاد ارتباط موثر با سازمان‌ها و نهادها برای جذب منابع مالی و حامیان بالقوه
تامین منابه انسانی مورد نیاز برای برگزاری رویدادها